Voorwaarden en werkwijze voor ZZP'ers
Wil jij werken via ExcellentFlex op een opdracht? Of werk je al op een opdracht, dan zijn de hieronder beschreven onderwerpen belangrijk om te lezen:
De contractmogelijkheden om als zzp'er te werken.
Het voorkomen van schijnzelfstandigheid
De volgende twee contractmogelijkheden zijn er om als zzp'er via ExcellentFlex te werken:
- Overeenkomst van Opdracht.
- Overeenkomst van Bemiddeling.
De volgende algemene voorwaarden zijn dan van toepassing als je als zzp'er werkt via ExcellentFlex.
1. Werken als zzp’er via ExcellentFlex met Overeenkomst van Opdracht
Jij sluit met ExcellentFlex een Overeenkomst van Opdracht (OvO). In deze OvO komen jij en ExcellentFlex de volgende zaken overeen:
- Jouw persoonlijke gegevens
- Een omschrijving van de te verrichten werkzaamheden
- De begin-en einddatum van de opdracht
- De vergoeding, inclusief of exclusief BTW
- De betaaltermijn
- Aansprakelijkheid en verzekering
- Ondertekening van beide partijen
Vaste opdracht en Flexpool
- Vaste opdracht betekent dat jij gedurende een vooraf afgesproken periode iedere week (ongeveer) dezelfde hoeveelheid uren op (ongeveer) dezelfde weekdagen werkt. Uiteraard kunnen de periode en hoeveelheid uren tussentijds veranderen.
- Flexpool betekent dat jij op invaldiensten werkt bij één of meerdere klanten van ExcellentFlex, waarbij de uren en werkdagen per periode kunnen verschillen afhankelijk van jouw beschikbaarheid.
BTW
- Over de door jouw gewerkte uren wordt BTW in rekening gebracht, omdat ExcellentFlex jouw opdrachtgever is.
2. Werken als zzp’er via ExcellentFlex met Overeenkomst van Bemiddeling
Als zzp’er sluit jij met ExcellentFlex een Overeenkomst van Bemiddeling (OvB). In deze OvB is de rol van ExcellentFlex als bemiddelaar en administratief intermediair gedefinieerd.
BTW en Risico op niet betalen
- Over de door jouw gewerkte uren, wordt geen BTW in rekening gebracht mits jij werkzaam bent in de Zorg of het Onderwijs. Werken als zzp’er in de Zorg en Welzijn of Onderwijs is vrijgesteld van BTW. In de Kinderopvang wordt er wel BTW in rekening gebracht tenzij je gebruik maakt van de KOR-regeling.
- Mocht de opdrachtgever de factuur onverhoopt niet betalen, dan vordert ExcellentFlex het voorgeschoten factuurbedrag terug van jou. Bij bemiddeling loop jij namelijk het risico van niet betalen door de opdrachtgever. Dit risico van niet betalen kan ExcellentFlex van jou overnemen tegen een geringe vergoeding van 5% van het factuurbedrag. Vraag naar de mogelijkheden.
- Als de opdrachtgever een naheffingsaanslag krijgt bij de handhaving van schijnzelfstandigheid mogen zij de loonbelasting en premies van de volksverzekering op jou verhalen. In 2025 is er nog sprake van een 'zachte landing'. Deze naheffingsaanslag zal niet verder terug gaan dan 1 januari 2025. Tevens zal jouw opdrachtgever eerst worden gewaarschuwd.
Dit verwachten wij in ieder geval van jou (bij een Overeenkomst van Bemiddeling en een Overeenkomst van Opdracht):
- Je hebt altijd je (kopie) VOG, je legitimatiebewijs (een rijbewijs is niet voldoende) en een digitaal bewijs van jouw diploma (en benodigde certificaten) bij je;
- Je verschijnt op tijd en representatief op je werk;
- Ben je ziek, zijn er onvoorziene situaties of verloopt de opdracht niet zoals gepland? Meld dit dan direct (of vóór 7.15 uur op de eerste ziektedag) aan de planning bij ExcellentFlex. Dit kan via Clevergig, per e-mail of vanaf 7.15 uur ook telefonisch. Sta je op een vaste opdracht of ben je in het weekend ziek? Meld dit dan (naast de planning van ExcellentFlex) ook aan de betreffende locatie waar je zou gaan werken;
- Je hebt een afgesloten bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering of bij een adviesfunctie een beroepsaansprakelijkheidsverzekering;
- Je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en overhandigt ons voor aanvang werkzaamheden een (kopie) uittreksel KVK dat niet ouder is dan 3 maanden;
- Een ingevuld en ondertekend formulier verklaring Identificatie en Ondernemerschap die door ons aan jou beschikbaar is gesteld;
- Maak je gebruik van de KOR-regeling, waardoor je geen BTW in rekening brengt? Dan horen wij dit graag schriftelijk;
- Je hebt akkoord gegeven op het Privacy beleid van ExcellentFlex.
Facturatie, betaling en full-service
- Iedere week factureert ExcellentFlex namens jou jouw gewerkte uren aan de opdrachtgever. Deze registreer je zelf in ons planningssysteem Clevergig waarbij je rekening houdt met pauzes. Wij zorgen voor het akkoord. En omdat wij jouw gewerkte uren al administreren, gebruiken wij die gegevens om jouw factuur te maken. De OvB en OvO die wij gebruiken zijn goedgekeurd door de Belastingdienst.
- ExcellentFlex betaalt jouw factuur altijd na één week op de eerstvolgende vrijdag ongeacht of de opdrachtgever heeft betaald.
- Het administreren van jouw uren, het maken, versturen en voorfinancieren van jouw facturen noemen wij full-service. Voor onze full-service vragen wij een vergoeding van € 0,15 per gewerkt uur, exclusief BTW. Heb je in een maand niet via ExcellentFlex gewerkt? Dan betaal je niets.
Het voorkomen van schijnzelfstandigheid
Als je via ExcellentFlex een opdracht uitvoert, dan wijzen wij graag op de volgende uitgangspunten:
- ExcellentFlex omschrijft de opdracht alwaar de zzp’er voor wordt ingezet.
- De zzp’er voert zelfstandig de opdracht uit door middel van eigen expertise en vaardigheden.
- De zzp’er werkt veelal op basis van regie.
- Opdrachtgever draagt er zorg voor, dat de zzp’er zelfstandig en naar eigen inzicht de werkzaamheden kan verrichten.
- De zzp’er werkt niet onder leiding of toezicht en heeft de vrijheid om de opdracht naar eigen inzicht uit te voeren. De opdrachtgever kan (beperkte) aanwijzingen geven en overleg voeren met de zzp’er.
- De zzp’er heeft de vrijheid om voorafgaand aan de opdracht deze te weigeren, zonder enige consequentie. ExcellentFlex is verantwoordelijk voor het tijdig regelen van een adequate vervanging, dus iemand met dezelfde kwalificaties, expertise, kennis en vaardigheden. ExcellentFlex is verantwoordelijk voor de communicatie hierover richting opdrachtgever.
- Tussentijds en nadat de zzp’er de opdracht heeft afgerond, beoordeelt de klant of deze naar tevredenheid wordt en is verricht.
- Indien opdrachtgever niet of gedeeltelijk tevreden is, wordt dit terstond gecommuniceerd met de zzp’er. Zzp’er heeft de mogelijkheid tot correctie.
- Opdrachtgever geeft in het systeem van ExcellentFlex wel of geen goedkeuring voor de afgeronde opdracht.
- Indien de opdracht uiteindelijk niet of gedeeltelijk naar tevredenheid is verricht, wordt dit in het systeem van ExcellentFlex met redenen vermeld.
- Zzp’er draagt het financiële risico indien de opdracht niet of gedeeltelijk naar tevredenheid is verricht.
- De zzp’er doet niet mee aan teamuitjes, bedrijfsfeestjes of andere sociale evenementen van medewerkers in loondienst van de opdrachtgever. Ook deelt de zzp’er niet mee in presentjes of andere zaken waarmee een collegiale band tussen medewerkers in loondienst en opdrachtgever geschapen en onderhouden wordt.
- De zzp’er doet niet mee aan (periodieke) team overleggen, vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en andere gebeurtenissen bestemd voor medewerkers in loondienst van de opdrachtgever.
- Zzp’er heeft een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
- De zzp’er bepaalt het eigen uurtarief. De opdracht komt tot stand op basis van vraag en aanbod. ExcellentFlex voert hiervoor de regie.
- Zzp’er heeft ook andere opdrachtgevers naast ExcellentFlex.
- ExcellentFlex maakt voor de overeenkomst van opdracht met de zzp’er gebruik van de laatste versie van de Modelovereenkomst van de Belastingdienst.
Wat als er sprake is van schijnzelfstandigheid?
Zachte landing 2025
De handhaving vanaf 2025 betekent dat de Belastingdienst weer naheffingsaanslagen loonheffingen kan opleggen als er binnen een organisatie sprake is van schijnzelfstandigheid, maar niet verder terug dan 1 januari 2025.
Bij een bedrijfsbezoek vindt een gesprek plaats met organisaties om zicht te krijgen op de inhuur van zelfstandigen en het mogelijke gebruik van schijnzelfstandigen. De belastinginspecteur kan de organisatie erop wijzen dat het werken met schijnzelfstandigen voorkomen moet worden. De organisatie wordt dan gewaarschuwd en krijgt de mogelijkheid de bedrijfsvoering te verbeteren. Bij een volgend bezoek kunnen de belastinginspecteurs een boekenonderzoek instellen. Dit kan naheffingsaanslagen loonheffingen als gevolg hebben. Met deze aanpak geeft de Belastingdienst gehoor aan het verzoek van de Tweede Kamer om organisaties te kunnen waarschuwen voor er boekenonderzoeken worden ingesteld. Dit is onderdeel van de zachte landing bij de handhaving op schijnzelfstandigheid.
Als de Belastingdienst oordeelt dat er sprake is van schijnzelfstandigheid, dan wordt het bedrag dat aan de zzp’er wordt betaald gezien als nettoloon. Over dat volledige bedrag moet dus alsnog loonheffing worden betaald en sociale werkgeverspremies. De loonheffing wordt door ExcellentFlex verhaalt op de zzp'er.